Bất kể đang tham dự một buổi họp mặt, bữa tiệc, sự kiện hay một cuộc họp tại tổ chức thì việc tiến lại gần một người lạ và giới thiệu bản thân đối với nhiều người là điều vô cùng khủng khiếp.
Tôi không biết về bạn nhưng tôi không bao giờ tiếp cận người khác nếu chưa lên kế hoạch cho việc sẽ nói gì và nói như thế nào. Bởi lẽ, sau tất cả, mọi người đều hình thành ấn tượng đầu tiên về bạn chỉ trong 1/10 giây. Vì vậy, cho dù nghe có vẻ điên rồ đến mức nào thì một cách mở đầu sai lầm có thể khiến mối quan hệ của bạn chưa kịp hình thành đã “tắt ngấm”.
Mặc dù luôn thận trọng và có chiến thuật trong câu mở đầu khi giao tiếp với người khác nhưng chỉ gần đây, tôi mới bắt đầu áp dụng chiến lược này trong việc viết email. Sau khi bình tĩnh và nghiêm túc nhìn lại những câu mở đầu đã sử dụng, tôi đã tiến hành loại bỏ chúng ra khỏi nội dung và điều bất ngờ là, Response Rate (tỷ lệ phần trăm mà bạn kỳ vọng khách hàng phản hồi) mà tôi nhận được đã tăng gấp đôi so với trước.
Sau đây là 5 thói quen mà tôi đã “thẳng tay” loại bỏ khỏi chiến lược gửi email của mình và tôi khuyên bạn không nên sử dụng nếu như muốn có Response Rate như ý muốn.
Chú thích: Bài viết được dịch lại từ chia sẻ của tác giả Aja Frost – một cây viết trên trang HubSpot.
1. “Tên tôi là….”
Tên là một trong những thứ khó nhớ nhất. Bởi vì, chân thành mà nói, chẳng ai quan tâm tới chúng cả. Điều này có nghĩa nếu bắt đầu một email đại loại như “Tên tôi là Aja Frost và tôi là nhân viên kinh doanh sự kiện của Zone” thì email của bạn có thể được chuyển thẳng đến thùng rác.
Để tránh lỗi này, bạn có thể làm như sau: sử dụng câu này làm câu thứ hai và người nhận sẽ đánh giá cao việc bạn đi thẳng vào vấn đề thay vì lan man sang những thứ không quan trọng.
2. “Tôi làm việc cho….”
Mở đầu email của bạn với “Tôi làm việc cho….” còn tệ hơn cả thói quen bắt đầu bằng việc giới thiệu tên. Không chỉ gây ra cảm giác nhàm chán và không bình thường, thói quen này còn hình thành trong tâm trí của khách hàng tiềm năng suy nghĩ rằng bạn đang cố gắng bán thứ gì đó cho họ.
Thay vì như vậy, hãy nói với khách hàng về công ty của bạn, chẳng hạn, nếu đó là thương hiệu nổi tiếng hoặc nếu đã gặp khách hàng trước đó thì điều này sẽ giúp họ nhớ lại buổi gặp mặt. Tuy nhiên, hãy cố gắng nêu tên công ty một cách tự nhiên thay vì làm nổi bật nó một cách cứng nhắc.
Bạn có thể tham khảo email sau:
Xin chào Randle,
Dale Harding đề nghị chúng ta gặp nhau. Tôi làm việc cùng với Dale trong Team bán hàng tại HubSpot.
Đây thực sự là lý do tại sao tôi muốn đưa ra đề xuất này. Anh ấy nói rằng bạn là người tìm kiếm các đại diện kinh doanh cho nhóm và CRM của chúng tôi có thể rất phù hợp với bạn. 100% miễn phí và rất dễ khi sử dụng.
Tại một thời điểm, nếu có nhiều đại diện kinh doanh cùng lúc, bạn thường kiểm soát quá trình đào tạo như thế nào? Tôi có thể chia sẻ cho bạn một vài ý tưởng thú vị đấy.
Thân ái,
Billy
Việc đề cập đến HubSpot trong câu trên khá tự nhiên bởi vì người nhận đã biết một người làm việc ở đó. Do vậy, nếu khách hàng tiềm năng có quan hệ với đồng nghiệp trong công ty, họ sẽ cảm thấy thoải mái khi bạn nhắc tên của tổ chức.
Bạn cũng có thể sử dụng đại từ “chúng tôi” khi nhắc đến đội của mình, chẳng hạn như “Trong năm qua, Team HubSpot chúng tôi đã hợp tác với…”.
Nếu đính kèm vài thông tin về công ty, bạn chỉ cần chèn tên vào mô tả như ” Tôi đã liên kết tới một vài bài viết trên blog của HubSpot có thể sẽ có ích cho bạn…”.
3. “Bạn có biết….”
Một số nhân viên kinh doanh cố gắng tạo ra sự thúc giục bằng cách bắt đầu email với một câu hỏi tu từ, chẳng hạn như “Bạn có biết trung bình một người hiện nay có số email chưa đọc trong inbox nhiều gấp 300% so với cách đây 4 năm không?
Tôi có một tin không hay cho bất cứ ai tin rằng khách hàng tiềm năng sẽ đọc điều này và nghĩ “Không, tôi không biết điều đó. Tôi sẽ dừng mọi thứ và làm việc với nhân viên bán hàng này”.
Phản ứng điển hình thực tế hơn: Chẳng ai cần biết điều đó cả.
Bạn chắc chắn có thể sử dụng số liệu thống kê thú vị để tạo cảm giác cấp bách nhưng đưa chúng vào một cách không báo trước sẽ không giúp bạn nhận được phản hồi. Nếu bắt đầu với một chỉ số, hãy chắc chắn là bạn đã cá nhân hóa nó với một tình huống cụ thể gắn với khách hàng và điều chỉnh để khiến email của bạn được tự nhiên, chẳng hạn như:
“Những chuyên gia marketing qua email như bạn thường cảm thấy rắc rối trong việc cải thiện tỷ lệ mở email của khách hàng. Bởi lẽ, một khách hàng trung bình hiện nay có số email chưa đọc trong hộp thư đến nhiều gấp 300% so với cách đây 4 năm”.
“Trong năm qua, tôi đã giúp hai công ty khác trong hệ thống autocare tăng tỷ lệ mở email của họ lên trung bình 20%….”.
4. “Chúc mừng….”
Một sự kiện nổi bật – một sự xuất hiện có liên quan tạo ra cơ hội bán hàng, đó là liên kết với khách hàng tiềm năng và đưa ra giải pháp của bạn.
Tuy nhiên, Anand Sanwal – CEO của CB Insights giải thích rằng bắt đầu email với một câu “chúc mừng” mang tính chung chung như vậy là một sai lầm lớn.
“Đây là một câu mở đầu nhạt nhẽo, sáo rỗng”, Anand Sanwal nói, “trong khi tôi được chúc mừng như những người kế tiếp thì điều này cũng tạo ra một suy nghĩ rằng: thư mẫu”.
Giải pháp ở đây là hãy làm rõ lời chúc mừng của bạn.
Chẳng hạn, thay vì nói “chúc mừng vì đã được đầu tư…”, bạn có thể viết “Bạn đã tăng được 1.5 triệu USD cho Series A do Harold & Bloom Investments đầu tư. Xin chúc mừng! Kế hoạch tăng trưởng của bạn thật tuyệt vời, đặc biệt là việc mở rộng thị trường sang vùng Midwest (Trung Tây).
5. “Tôi đang nghĩ..”
Những người bạn thân nhất của bạn quan tâm về điều bạn đang nghĩ. Nhưng khách hàng của bạn thì không. Thế nên, thay vì bắt đầu với câu “tôi đang nghĩ” thì hãy chuyển ngay sang một câu khác như sau:
Sai: “Tôi đang nghĩ về việc mua lại Darby Apparel gần đây của bạn và….”.
Đúng: “Thương vụ mua lại DarbyApparel của bạn vào thứ 6 khiến tôi nghĩ rằng…”
Cách tiếp cận thứ hai ít mang tính cá nhân hơn do bạn bắt đầu bằng việc đề cập đến khách hàng thay vì nhấn mạnh đến bản thân mình. Thực tế, bạn không bao giờ nên bắt đầu một email bằng cách nói về bản thân.
Chẳng hạn, “Tôi là một thành viên của nhóm Dallas Entrepreneurs trên LinkedIn và tôi đã thấy bạn đăng một câu hỏi về Google AdWords”. Nếu lật ngược câu này lại thì “Bạn đã đăng một câu hỏi rất tuyệt vời về Google AdWordss vào nhóm Dalls Entrepreneurs trên LinkedIn vào tuần trước”.
Rõ ràng, sự tập trung đã được chuyển sang khách hàng.
Việc gây được ấn tượng đầu tiên tốt đẹp trước một khách hàng mới là điều không hề dễ dàng nhưng 5 cách mở đầu một email như trên có thể sẽ một chiến lược hữu ích mà bạn có thể áp dụng thử. Thi thoảng, những gì bạn nói không quan trọng bằng những gì bạn làm.
