Mỗi ngày, Sở Thuế Vụ Hoa Kỳ (Internal Revenue Service – IRS) phải xử lý rất nhiều dữ liệu từ hàng triệu người dân Mỹ khác nhau. Để có thể vận hành tốt quá trình xử lý trên là một vấn đề khá phức tạp. Ví dụ, theo Trang trắng (the Whitepages) thì tên “William Smith” xuất hiện 1.000 kết quả chỉ tính riêng ở tiểu bang Alabama. Nếu tính ở một phạm vi rộng hơn là trên toàn nước Mỹ thì con số này sẽ tăng lên rất nhiều và thậm chí có thể tồn tại cả những cá nhân có cùng ngày tháng năm sinh với nhau. Điều này đồng nghĩa với việc cần có một hệ thống để xác định cá nhân về khía cạnh thuế tại Hoa Kỳ thay vì chỉ xác định dựa trên tên của họ. Và đó cũng là lý do ra đời của Số định danh người nộp thuế (A Taxpayer Identification Number – TIN)
Số Nhận Diện Người Đóng Thuế (Taxpayer Identification Number, hay TIN) là số nhận diện được Sở Thuế Vụ (Internal Revenue Service, hay IRS) sử dụng để quản lý luật thuế. Sở An Sinh Xã Hội (Social Security Administration, hay SSA) hoặc IRS cấp số này. Số An Sinh Xã Hội (SSN) do Sở An Sinh Xã Hội (SSA) cấp trong khi TIN do IRS cấp.
Phân loại
Số định danh người nộp thuế gồm các loại sau:
- Số an sinh xã hội (Social Security Number – SSN);
- Số đăng ký kinh doanh (Employer Identification Number- EIN);
- Số định danh người nộp thuế cá nhân (Individual Taxpayer Identification Number – ITIN);
- Số định danh người nộp thuế nhận con nuôi tại Hoa Kỳ (Taxpayer Identification Number for Pending U.S. Adoptions – ATIN);
- Số định danh người khai thuế (Preparer Taxpayer Identification Number – PTIN).
Cách sử dụng Số định danh người nộp thuế
Sở Thuế Vụ Hoa Kỳ yêu cầu sử dụng Số định danh người nộp thuế trên các tài liệu liên quan đến thuế. Các tài liệu này bao gồm các tờ khai thuế, báo cáo thuế, và các tài liệu về thuế khác. Bạn cũng có thể tìm thấy Số định danh người nộp thuế trên chứng từ khấu trừ thuế nếu người nộp thuế yêu cầu áp dụng các ưu đãi tại Hiệp định về thuế, yêu cầu giảm trừ thu nhập kết nối hữu hiệu (Effectively Connected Income – ECI: thu nhập phát sinh của người nước ngoài từ hoạt động kinh doanh tại Mỹ) và yêu cầu giảm trừ một loại niên kiêm nhất định (một loại trái phiếu ở Hoa Kỳ, có đặc điểm là mỗi năm người nắm giữ được thanh toán một số tiền như nhau).
Cách thức xin cấp các Số định danh người nộp thuế
Số an sinh xã hội (SSN)
Hầu hết những người cư trú hợp pháp tại Mỹ như: Công dân Mỹ, Thường trú nhân Mỹ, Người đang làm việc tại Mỹ hoặc tạm trú tại Mỹ đều có thể là đối tượng được cấp Số an sinh xã hội. Để xin cấp Số an sinh xã hội, đương đơn cần hoàn thành Mẫu Form SS-5, Application for a Social Security Card. Đương đơn cũng phải nộp các tài liệu về thông tin cá nhân, tuổi, tình trạng quốc tịch Mỹ hoặc tình trạng người nước ngoài hợp pháp tại Mỹ. Để biết thêm chi tiết, vui lòng tham khảo trên trang web của Sở An Sinh Xã Hội Social Security Administration.
Đương đơn cũng có thể tìm Mẫu SS-5 bằng cách gọi đến số điện thoại 1-800-772-1213 hoặc liên hệ trực tiếp văn phòng Sở An Sinh Xã Hội để được hướng dẫn thêm.
Số đăng ký kinh doanh (EIN)
Số đăng ký kinh doanh còn được biết đến là số định danh thuế liên bang và được sử dụng để xác định một doanh nghiệp. Số đăng ký kinh doanh còn được sử dụng để khai báo thu nhập của các quỹ di sản và quỹ tín thác theo Mẫu Form 1041, U.S. Income Tax Return for Estates and Trusts.
Không chỉ doanh nghiệp trong nước mà doanh nghiệp nước ngoài tại Mỹ cũng cần phải có Số đăng ký kinh doanh Liên bang để áp dụng các khoản giảm trừ quy định tại các Hiệp định về thuế (áp dụng theo Mẫu W-8BEN). Các doanh nghiệp cần nộp Mẫu Form SS-4 Application for Employer Identification Number đến Sở Thuế Vụ Hoa Kỳ để xin cấp số định danh cho doanh nghiệp của mình. Đương đơn có thể điền Mẫu đơn Form SS-4 và làm theo hướng dẫn trên đơn để xin cấp Số đăng ký kinh doanh hoặc nộp đơn trực tuyến theo hướng dẫn tại đây.
Số định danh người nộp thuế cá nhân (ITIN)
Số định danh người nộp thuế cá nhânlà một dãy số được lập trình để thích hợp với những người cư trú và người không cư trú nhất định, vợ hoặc chồng của họ và những người phụ thuộc không thuộc đối tượng được cấp Số an sinh xã hội. Số định danh người nộp thuế có 9 số, và bắt đầu bằng số “9”, được trình bày theo mẫu của Số an sinh xã hội (NNN-NN-NNNN). Đương đơn cũng có thể sử dụng công cụ Hỗ trợ tương tác thuế của Sở Thuế Vụ Hoa Kỳ để kiểm tra mình có thuộc trường hợp phải xin cấp Số định danh người nộp thuế là cá nhân hay không.
Để có thể xin cấp Số định danh người nộp thuế là cá nhân, đương đơn cần phải hoàn thành Mẫu Form W-7, IRS Application for Individual Taxpayer Identification Number của Sở Thuế Vụ Hoa Kỳ. Mẫu W-7 yêu cầu tài liệu về tình trạng của cá nhân nước ngoài và các thông tin cá nhân của họ. Đương đơn có thể gửi bưu điện các tài liệu được yêu cầu cùng với Mẫu W-7 đến địa chỉ thể hiện trên Phần hướng dẫn của Mẫu W-7, hoặc nộp trực tiếp tại văn phòng Sở Thuế Vụ Hoa Kỳ, hoặc nộp đơn thông qua các Đại lý chấp nhận được ủy quyền bởi Sở Thuế Vụ Hoa Kỳ. Các đại lý này là các thể nhân như trường cao đẳng, các tổ chức tài chính, các công ty kế toán…được ủy quyền bởi Sở Thuế Vụ Hoa Kỳ nhằm hỗ trợ cho đương đơn có thể xin được Số định danh người nộp thuế là cá nhân. Cá nhân nước ngoài nên xin cấp Số an sinh xã hội (nếu được phép) theo Mẫu SS-5 với Sở An Sinh Xã Hội, hoặc xin cấp Số định danh người nộp thuế là cá nhân theo Mẫu W-7.
Số định danh người nộp thuế nhận con nuôi tại Hoa Kỳ (ATIN)
Số định danh người nộp thuế nhận con nuôi tại Hoa Kỳ thường có 9 số và được cấp bởi Sở Thuế Vụ Hoa Kỳ. Đối tượng được cấp là trẻ em đang trong quá trình được nhận nuôi bởi người nộp thuế Hoa Kỳ. Theo đó, Số định danh này chỉ được cấp tạm thời và sẽ được thay thế khi đứa trẻ đủ điều kiện để được cấp Số an sinh xã hội.
Mẫu Form W-7A, Application for Taxpayer Identification Number for Pending U.S. Adoptions sẽ được nộp vào để xin cấp Số định danh người nộp thuế nhận con nuôi tại Hoa Kỳ.
Lưu ý: Không sử dụng Mẫu W-7A nếu con được nhận nuôi không phải là Công dân Mỹ hoặc cư trú tại Mỹ.
Số định danh người khai thuế (PTIN)
Số định danh này áp dụng cho người khai thuế. Người khai thuế được hiểu là người được trả tiền để thực hiện việc khai thuế cho người khác và người khai thuế bắt buộc phải sử dụng Số định danh người khai thuế trên tờ khai đó. Bắt đầu từ 01/01/2011, việc sử dụng Số định danh người khai thuế không còn được phép tùy chọn nữa. Nếu người khai thuế không có Số định danh này, họ phải xin cấp số định danh này bằng cách sử dụng hệ thống đăng ký mới của Sở Thuế Vụ Hoa Kỳ. Thậm chí nếu người khai thuế có số định danh này trước 28/11/2010 thì người khai thuế phải nộp một hồ sơ xin cấp mới hoặc cấp đổi Số định danh người khai thuế bằng cách sử dụng hệ thống mới này. Nếu tất cả thông tin chứng thực của người khai thuế là trùng khớp, họ có thẻ được cấp cùng một số định danh với số định danh cũ đã được cấp.
Nếu người khai thuế không muốn nộp hồ sơ xin Số định danh người khai thuế trực tuyến, họ có thể sử dụng Mẫu Form W-12, IRS Paid Preparer Tax Identification Number Application. Hồ sơ bằng văn bản thường mất khoảng 4-6 tuần để xử lý.
Các Số định danh người nộp thuế nói trên không chỉ được sử dụng trên các tờ khai thuế mà còn được sử dụng trong các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Đây là những thông tin riêng của mỗi cá nhân và doanh nghiệp. Do đó, chủ sở hữu số định danh này cần thực hiện các biện pháp cần thiết để bảo vệ Số định danh người nộp thuế của mình.
Thông tin chi tiết quý vị có thể xem tại đây: https://www.irs.gov/vi/individuals/international-taxpayers/taxpayer-identification-numbers-tin
