Những sự cố không mong muốn như thảm họa thiên nhiên, khủng hoảng nhân sự hay vấn đề với khách hàng có thể xảy ra bất cứ lúc nào mà bạn khó có thể lường trước được. Và nếu không có kế hoạch dự phòng, tác động tiêu cực của chúng có thể ảnh hưởng một phần đến hoạt động kinh doanh tiệm nail.
Ảnh: logolynx
Bên cạnh xây dựng chiến lược phát triển kinh doanh thì việc chuẩn bị những biện pháp phòng ngừa khi xảy ra sự cố bất ngờ là điều rất cần thiết với tất cả các tiệm nail. Từ những thảm họa như động đất, hỏa hoạn hay vấn đề thiếu nhân viên đột xuất đều có thể khiến hoạt động của tiệm bị gián đoạn, thậm chí là giảm doanh thu đáng kể. Chính vì vậy, cho dù bạn chưa từng trải qua những tình huống này thì một số lời khuyên sau đây vẫn vô cùng hữu ích để có một kế hoạch dự phòng hoàn hảo nhất.
Thảm họa thiên nhiên
Động đất, bão, lũ lụt và hỏa hoạn có thể xảy ra kéo theo nhiều thiệt hại về người, tài sản, gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh. Theo Cơ quan Quản lý Khẩn cấp liên bang (FEMA), có đến hơn 40% doanh nghiệp phải đóng cửa hoàn toàn sau những thảm họa lớn và sau 2 năm, chỉ có 29% công ty mở cửa trở lại vẫn duy trì được hoạt động. Đó là lý do tại sao bạn cần có kế hoạch ứng phó khẩn cấp tại chỗ trong những tình huống này.
Trước hết, cần đánh giá rủi ro để xác định các sự cố khẩn cấp tiềm ẩn và lập kế hoạch phát triển, sản xuất. Hãy đảm bảo cung cấp thông tin liên lạc cho tất cả nhân viên và khách hàng bằng cách đưa lên dịch vụ “đám mây” mà họ có thể truy cập ở bất cứ nơi đâu. Ngoài ra, cần có dụng cụ sơ cứu, bình chữa cháy trong cửa tiệm và mọi nhân viên đều phải biết cách vận hành. Khi cần thiết, nên xây dựng chiến lược sơ tán cho nhân viên và tổ chức các cuộc tập trận định kỳ để mọi người thành thạo hơn trong tất cả các thao tác. Nếu cần hướng dẫn trong việc soạn thảo kế hoạch và thủ tục sơ tán, bạn có thể tham khảo tại osha.gov hoặc liên hệ với cảnh sát địa phương để được hỗ trợ.
Khủng hoảng nhân sự
Thực tế, những yêu cầu xin nghỉ vì bị bệnh của nhân viên nên được các chủ tiệm nail ưu tiên hơn để tránh truyền nhiễm bệnh tại nơi làm việc. Hơn nữa, khi sức khỏe của họ không tốt, họ sẽ làm việc kém năng suất và ít chú ý đến an toàn hơn. Điều đó có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến chất lượng dịch vụ trong salon của bạn.
Khi nhân viên vắng mặt, bạn cần lên kế hoạch đổi lịch cuộc hẹn với khách hàng ngay lập tức. Hãy gọi cho họ và cung cấp các sự lựa chọn khác hoặc lên lịch lại. Tuy nhiên, các khách hàng làm móng thường rất trung thành và họ sẵn sàng chờ đợi cho đến khi người thợ ấy quay trở lại.
Còn nếu bạn là một nghệ sĩ làm móng tự do, sẽ không có ai thay thế bạn trong các cuộc hẹn khi bạn nghỉ, vì vậy, cách tốt nhất là lên lịch lại với tất cả các khách hàng để đảm bảo an toàn về sức khỏe cho mọi người.
Khách hàng bị chấn thương hoặc dị ứng
Mùa thu là mùa thường xảy ra dị ứng và các khách hàng của bạn có thể là một trong số đó. Vì vậy, hãy chuẩn bị các biện pháp cần thiết để bạn được chủ động trong mọi tình huống ngay cả khi những sự cố về sức khỏe của khách hàng chưa được ngăn chặn. Trước hết, hãy chắc chắn rằng bạn có bảo hiểm trách nhiệm vì nó là “cứu cánh” khi có bất cứ điều gì xảy ra.
Với những khách hàng đến salon lần đầu tiên, hãy yêu cầu họ cung cấp thông tin liên hệ cũng như điền vào thẻ lịch sử sức khỏe để bạn nắm được các bệnh dị ứng hoặc bất cứ vấn đề y tế nào có thể bị ảnh hưởng từ các dịch vụ trong salon. Bên cạnh đó, hãy đảm bảo tất nhân viên tiệm nail đều biết vị trí đặt thiết bị sơ cứu và thành thạo cách sử dụng chúng để có thể chủ động xử lý trong trường hợp chủ tiệm hoặc người quản lý vắng mặt.
Hệ thống phần mềm bị gián đoạn
Khi phầm mềm quản lý bị gián đoạn, hãy liên hệ với nhà cung cấp của bạn để thông báo những bất tiện bạn gặp phải và nên tự động lưu trữ dữ liệu cho đến khi hệ thống được phục hồi. Tuy nhiên, một trong những biện pháp phòng ngừa tốt nhất mà bạn nên thực hiện là sao lưu dữ liệu hàng ngày vào dịch vụ “đám mây” hoặc ổ đĩa ngoài. Nó sẽ an toàn hơn việc không có phương án nào thay thế.
Với sự chuẩn bị các biện pháp phòng ngừa kĩ lưỡng như trên, bạn sẽ không còn phải lo lắng về tác động tiêu cực đến từ những tình huống xấu. Hãy luôn chủ động và khéo léo để bảo vệ hoạt động của salon kể cả khi có bất cứ sự cố nào xảy ra nhé!
