Việc sử dụng email ngày nay đã quá phổ biến nhưng để biết cách sử dụng email hiệu quả, an toàn và tiện dụng lại là một chuyện khác.
Những quy tắc vàng trong bài viết này, hy vọng sẽ giúp bạn trở nên chuyên nghiệp hơn khi sử dụng email.
Sử dụng email chuyên nghiệp có cần thiết?
Có vài điều bạn cần chú ý khi đọc bài viết này. Mình cũng từng search rất nhiều cách sử dụng email và đây là những gì mình chia sẻ được khi sử dụng mỗi ngày. Nếu nó không phù hợp với bạn cũng xin đừng ném đá. Hãy góp ý để mình hoàn thiện hơn.
Mọi thứ mình viết không phải hoàn hảo 100% nhưng phù hợp cho các bạn tham khảo. Bài viết này thích hợp cho ai muốn nâng cao khả năng giao tiếp qua email. Những người mới sử dụng email nên đọc qua để hạn chế lỗi sai mắc phải. Đặc biệt thích hợp cho những bạn viết email xin việc.
Quy tắc vàng khi sử dụng email
Trong bài, có thể bạn sẽ rối vì có lúc mình dùng email, lúc dùng thư điện tử, lúc thì bức thư, thư và có lúc chỉ dùng mail… Nhưng chung quy lại, các từ này chỉ có một nghĩa là email (thư điện tử) mà bạn vẫn hay nói.
1. Chuyên nghiệp – Nên bắt đầu từ địa chỉ email
Bạn có từng nghe câu này?
Trông mặt mà bắt hình dong
Tên email như bộ mặt của ta vậy. Muốn người khác tin tưởng thì ít nhất tên emai của bạn phải chuyên nghiệp. Nó là ấn tượng ban đầu để người khác có Reply email của bạn hay không?
Hãy tránh đặt tên email “bất bình thường” dạng như sau:
Nếu trường hợp bạn đã có tên miền cho riêng mình, hãy tạo cho mình một email thật chuyên nghiệp, ví dụ: cuongdesignveloper.com hoặc contact@ cuongdesignveloper.com,… Với những email như thế này, tỉ lệ đọc email của bạn là rất cao.
2. Rõ ràng, súc tích – Hãy đặt tiêu đề như thế
Nhìn thì đơn giản nhưng nhiều người thường đặt tiêu đề không rõ ràng, lan man và có khi bỏ trống. Tâm lý ai cũng vậy, người ta thường đọc tiêu đề trước, sau đó mới đọc qua nội dung email.
Nói không quá thì người nhận sẽ bỏ qua hoặc xóa email của bạn nếu không đặt tiêu đề, đặc biệt đối với những người nhận trăm email hàng ngày.
Hãy dành khoảng 1 – 2 phút để đặt một tiêu đề thật ngắn gọn và súc tích. Tiêu đề nên gắn liền với mối quan tâm của người nhận. Bạn nên tránh các tiêu đề sau:
- Chào bạn, có khỏe không?
- Gửi anh thư này
- Hãy đọc để biết thêm điều tôi muốn nói
- …
Tại sao phải làm vậy?
- Việc làm này giúp bạn giao tiếp qua email thành công hơn
- Khi lọc thư, sắp xếp, quản lý thư… sẽ dễ dàng hơn với người gửi và cả người nhận
Vì vậy, đừng làm mọi thứ tồi tệ khi bạn vẫn đã biết điều này.
3. Don’t forget – Luôn kiểm tra địa chỉ người nhận email
Khi còn là sinh viên, mình đã từng gửi nhầm mail. Việc này xảy ra khi mình chỉ biết copy paste mà không để ý đến mail người nhận. Mình lập tức gửi thư xin lỗi vì quá thật vọng với bản thân.
Nếu gửi nhầm, những người nhận email sẽ nghĩ bạn cẩu thả, không nghiêm túc.
Đối với bạn bè, mọi chuyện có vẻ ổn. Nhưng bạn thử tưởng tượng, khi gửi CV xin việc ở công ty A mà lại gửi nhầm sang công ty B sẽ như thế nào?
Quả thật là một thảm họa phải không nào.
4. Đừng vội – Đọc và sửa mọi email trước khi gửi đi
Bạn nên tập thói quen này. Lỗi chính tả là yếu tố hàng đầu mất đi tính chuyên nghiệp của một email. Việc đọc lại email tuy mất thời gian nhưng sẽ giúp bạn rất nhiều như:
- Sửa lỗi chính tả
- Tùy chỉnh những đoạn email dài dòng, khó hiểu
- Kiểm tra file, tên người nhận có đúng không
- …
5. Đơn giản với font mặc định
Khi đọc tiêu đề xong, người nhận sẽ đọc nội dung email. Đó là lúc bạn phải trình bày sao cho rõ ràng, dễ hiểu.
Đừng cố viết dài dòng với một câu là một kiểu font. Điều đó làm người nhận rất khó chịu.
Chúng ta càng đơn giản, chúng ta càng hoàn thiện – Auguste Rodin
Hãy làm mọi thứ thật đơn giản. Với các font như: Arial, Times New Roman, Calibri cùng kích cỡ chữ từ 10 đến 12 và màu đen là cách an toàn và tối ưu nhất.
6. Sau tất cả – Điền email người nhận nên làm cuối cùng
Trước khi viết một email, tốt nhất bạn nên xóa địa chỉ người nhận tạm thời. Sau đó tập trung viết nội dung email. Khi bức thư đã hoàn chỉnh, hãy nhập lại email người nhận.
Có thể bạn sẽ hỏi, làm vậy được gì?
Bạn được nhiều hơn mất. Bạn luôn gửi thư đến đúng người. Nội dung email luôn được hoàn chỉnh trước khi gửi. Người nhận thư sẽ đánh giá bạn cao hơn…
7. Chuyên nghiệp đến cả lời chào
Thân thiện là phải đúng chỗ. Đừng mở đầu email của bạn với những từ như: Hi u, bạn tao đây rồi, tao nek, chào người anh em, hello thím,…
Những từ ngữ ấy chỉ phù hợp với người nhận đã biết và thân thiết với bạn, cũng như thích xưng hô như thế.
Nếu là bức thư cho công việc, hay khi giao thiệp với khách hàng, đối tác của mình, những câu chào kiểu văn phong lịch sự như: Kính gởi ông/bà, Xin chào, Xin chân thành cảm ơn, Chúc ông/bà một ngày tốt lành,… luôn được ưu tiên sử dụng.
Thói quen tốt sẽ có những kết quả tốt.
8. Đừng cố viết tắt khi chính bạn cũng không thích
Vì lý do nào đó, người viết email thường dùng những ký hiệu riêng để tránh phải gõ nhiều. Họ luôn nghĩ rằng, người khác sẽ biết được những ký hiệu viết tắt. Ví dụ như: “TTYL” (talk to you later – tôi sẽ trao đổi cụ thể với bạn sau), hay “SYL” (See you late – Gặp lại sau).
Bạn có từng như vậy?
Đừng áp đặt suy nghĩ của bạn lên người khác. Họ sẽ rất khó chịu vì không thể hiểu được.
Cố gắng bỏ chút thời gian để hoàn chỉnh lại câu viết tắt ấy. Đó là việc làm có ích cho cả bạn và người nhận email của bạn.
9. Reply All – Suy nghĩ trước khi bấm
Những nhà cung cấp thư điện tử luôn muốn trải nghiệm người dùng là tốt nhất. Điều đó đã bị lạm dụng bởi người dùng, trong đó có bạn và mình.
Hãy cân nhắc việc sử dụng nút Reply All vì sự tiện lợi của nó. Không ai muốn phải đọc email tới từ cả 20 – 30 người (vì đã chuyển tiếp email giữa nhiều người) mà không hề liên quan gì với mình.
10. Bạn biết gì về CC và BCC
Trong email, CC và BCC được hiểu là đồng gửi, gửi tới cho nhiều người. Tuy nhiên, giữa CC và BCC có sự khác biệt.
- CC: những người nhận email đều biết được các địa chỉ trong danh sách đồng gửi
- BCC: những người nhận không biết được các địa chỉ trong danh sách đồng gửi
Tôi nên chọn cách nào?
Nếu gửi thư điện tử cho nhiều người, nên chọn gửi BCC. Những người nhận trong cùng danh sách email đồng gửi sẽ không biết được nhau.
Điều đó đảm bảo quyền riêng tư của mỗi người. Đó là cách tốt nhất để không bị lộ email khi chưa có sự đồng ý của người khác.
11. Dấu chấm than (!) phải đúng nơi, đúng chỗ
Dấu chấm than thực sự phát huy hiệu quả trong email với những sự bày tỏ thái độ tích cực, vui mừng hay phấn khởi của bạn. Nhưng đừng vì thế mà lúc nào bạn cũng sử dụng.
Ở cuối câu, đa số chúng ta hay sử dụng dấu chấm than. Điều đó sẽ không hay về mặt cảm xúc. Hãy sử dụng một cách chọn lọc và khôn ngoan để thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn.
12. Sự hài hước phải đúng lúc
Với bạn có thể đúng, nhưng với người khác thì sao? Sự hài hước sẽ mất đi nếu không có sự nhấn nhá trong giọng nói hay minh họa bởi cử chỉ.
Vì thế, trừ trường hợp bạn đã biết người nhận là ai, nếu không hãy bỏ yếu tố hài hước ra một bên.
Còn nếu muốn hài hước, hãy sử dụng các công cụ chat. Đó là lúc bạn tha hồ buôn dưa lê, bán dưa chuột với muôn vàn sự hài hước của bản thân.
13. Hãy trả lời email dù đó chỉ là gửi nhầm cho bạn
Sự chuyên nghiệp thể hiện ở những việc nhỏ nhất.
Nếu đọc một email lạ từ người lạ, chắc chắn bạn sẽ lờ đi ngay phải không? Đơn giản vì email đấy không dành cho bạn. Có khi bạn còn chửi thầm: “mấy thằng gửi email này cũng rảnh thật”.
Nhưng bạn biết đấy, khi người gửi mong chờ nhận được hồi âm sớm, một câu trả lời lại không hề quá to tát lại là một phong cách xã giao qua email rất tốt đấy. Đặc biệt, người gửi là bạn đồng nghiệp trong công ty hay cùng lĩnh vực với bạn.
14. Nói và viết – Phải phân biệt được
Bạn biết không?
Email không chỉ đơn giản viết là xong, đó còn là cách bạn giao tiếp với người khác.
Phong cách nói chuyện hàng ngày cũng ảnh hưởng rất nhiều đến phong cách viết trong email. Nếu không để ý, nội dung thư điện tử của bạn sẽ thiếu nhất quán, lan man và không cần thiết.
Với văn phong viết, nội dung cần rõ ràng, mạch lạc và dễ hiểu.
Nếu muốn trò chuyện, hãy tận dụng sức mạnh của các phần mềm trao đổi nhanh như Facebook Messenger, Skype hay Twitter…
Bởi vì, không phải mọi thứ bạn muốn nói cũng đáng phải gửi thư.
Hãy cân nhắc và suy nghĩ thật kỹ.
15. Đừng gây hiểu lầm với các thán từ
Luôn đặt cảm xúc của mình ở người nhận. Khi bạn khó chịu vì đọc email của bạn, cũng chính là lúc bạn nên xem lại email của mình.
Điều này giúp bạn tránh bị hiểu lầm hoặc mất thiện cảm với người mà bạn muốn truyền tải nội dung đến.
Vậy tôi phải làm sao?
Mọi thứ cần có thời gian. Nhưng để đạt hiệu quả cao nhất, bạn nên tránh sử dụng những từ tiêu cực như: thất bại, tệ hại, vô dụng,… mà hãy thường xuyên sử dụng những từ như: làm ơn, cảm ơn,…
16. Nếu tức giận thì đừng gửi email
Khi tức giận, bạn phải xem lại cách bạn nói chuyện – Chaim Potok
Chúng ta thường không để ý đến những lời mình nói khi tức giận, mà không biết rằng những câu nặng nề đó có thể làm tổn thương người khác và không thể lấy lại được.
Gửi thư điện tử cũng vậy. Nếu gửi thư trong lúc giận dữ, bạn rất dễ đưa cảm xúc đó vào trong thư, viết ra những điều dễ khiến bạn hối hận sau này.
Hãy gửi mail sau đó vài giờ hoặc vào ngày hôm sau, khi bạn đã bình tĩnh hơn. Nếu có thời gian, nên gọi điện hoặc đến gặp trực tiếp người đó thay vì gửi email.
17. Tập trung – Viết những gì cần viết
Người ta sẽ thấy hết những gì bạn viết. Hãy phòng bệnh hơn chữa bệnh.
Như đã nói, chuyển tiếp email giúp ích rất nhiều cho chúng ta. Nhưng ẩn sau đó là những ảnh hưởng không hề nhỏ.
Email rất dễ để phát tán đi. Nếu không muốn xin lỗi, đừng viết những gì mà không muốn người khác biết, cũng đừng viết những gì làm tổn thương người khác.
18. Đừng trả lời chậm trễ
Không phải lúc nào bạn cũng phải trả lời email ngay tức khắc. Điều đó đúng khi bạn nhận những email dưới dạng thư rác (spam) hoặc nội dụng không lành mạnh.
Vậy lúc nào tôi nên trả lời một email?
Hãy đọc email trước khi trả lời. Nếu là một bức thư quan trọng, hãy cố gắng dành nhiều thời gian nhất có thể.
Xin đừng lờ đi nếu đó chỉ là email gửi nhầm!
Phản hồi một email không có gì quá khó đối với bạn phải không? Hãy viết một câu hồi âm ngắn gọn, dễ hiểu là đủ rồi.
19. Nên có cho mình một chữ ký email
Chữ ký của mình thường dùng để gửi email:
Quá đơn giản phải không nào? Khi nhận email có chữ ký thế này, chắc bạn ít nhiều cũng an tâm hơn phải không? Vì thế, hãy tạo cho mình một chữ ký xem sao.
20. Đừng trở thành người gửi thư rác
Ngày nay, vấn nạn thư rác được nhắc đến rất nhiều. Việt Nam chúng ta cũng nằm trong số đó.
Theo thông tin từ Kaspersky Lab công bố, trong quý I/2019, quốc gia được thư rác độc hại nhắm đến nhiều nhất là Đức với 12%, tiếp đến là Việt Nam với 6%.
Vậy thư rác là gì?
Thư rác, thư linh tinh, hay còn dược dùng dưới tên gốc Anh ngữ là spam hay spam mail, là các thư điện tử vô bổ thường chứa các loại quảng cáo được gửi một cách vô tội vạ và nơi nhận là một danh sách rất dài gửi từ các cá nhân hay các nhóm người và chất lượng của loại thư này thường thấp (nguồn: Wikipedia).
Có cách nào để giảm thư rác không?
Cách duy nhất và hữu hiệu nhất là chính bạn. Hãy là người dùng email chuyên nghiệp.
Khi trả lời email của người thân, đồng nghiệp, bạn bè hay đối tác… hãy đảm bảo rằng bạn chỉ hồi âm những người đã gửi thư cho bạn. Nếu muốn mọi người cùng biết, hãy chắc chắn rằng nội dung email đó là dành cho tất cả.
21. Lọc thử rác – Nên làm mỗi ngày
Ðể tránh các loại thư rác này không phải là điều đơn giản. Hiện các nhà cung cấp dịch vụ email lớn như Gmail, Yahoo, Outlook, Apple Mail… đã có các bộ lọc (filter) thư rác cho người sử dụng.
Khi bạn sử dụng các bộ lọc này, nó sẽ tự động loại bỏ bớt một phần nào các thư rác.
Nếu không may nhận được, hãy cẩn thận với các thông tin cá nhân. Đừng điền những thông tin ấy vào trong danh sách yêu cầu nào đó từ một email lạ. Đó là cách mà các spammer chuyên nghiệp lấy thông tin từ bạn.
22. Cẩn thận với các đính kèm và đường dẫn lạ
Bạn có “dễ dãi” với bản thân mình? Bạn sẵn sàng mở bất kì file đính kèm trên thư điện tử mà chẳng hoài nghi gì? Nếu không ý thức được, nguy cơ lây lan virus trên máy tính là rất cao.
Khi đọc email, hãy kiểm tra kỹ các file đính kèm và đường dẫn (link). Nếu thấy lạ lẫm, bạn nên liên hệ người gửi để xác thực lại hoặc truy cập vào VirusTotal để check xem sao.
Nên cẩn trọng với những email liên quan đến ngân hàng, dịch vụ thanh toán online của bạn. Đôi khi mất chút thời gian nhưng lại an toàn cho bạn về sau.
23. Học cách quản lý email
Quản lý email chuyên nghiệp sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn. Dưới đây là những cách quản lý email mà bạn nên xem qua:
- Sử dụng dấu sao để chỉ ra thư là đặc biệt: thủ thuật này nhằm đánh dấu một số thư là quan trọng hoặc để chỉ ra rằng bạn cần trả lời chúng sau.
- Giữ inbox luôn sạch sẽ: bạn nên xóa bớt các email không cần thiết sau khi đọc hoặc tạo các folder riêng để chứa các thư với các chủ đề khác nhau.
- Tùy chỉnh mật độ hiển thị của email: chọn số lượng thư hiển thị trên màn hình để phù hợp với công việc của bạn
- Sắp xếp email của bạn bằng các nhãn: khi quét hộp thư đến bạn nhanh chóng tìm thấy thư cần tìm.
- Tìm kiếm thư thay vì sắp xếp: thay vì phải mất thời gian cho việc sặp xếp theo ngày tháng hoặc theo người gửi, hãy tận dụng chức năng tìm kiếm trong email.
